Sık Sorulanlar
Aşağıdakiler bize en sık gelen sorular. Cevapları kısa tuttuk ve süslemedik; bir şeyi yapamıyorsak onu da yazdık.
Başlarken
- Almon tam olarak ne yapıyor?
- İşletmenizin telefonuna bakıyor. Gelen çağrıyı ilk saniyede karşılıyor, konuşuyor, randevu açıyor, sipariş alıyor, fiyat söylüyor, ölçüye göre hesap yapıyor, arayanı tanıyor, halledemediği işi ilgili çalışanınıza not olarak iletiyor. Gerektiğinde kendisi de arıyor. Her görüşme panelinize kaydıyla, özetiyle ve yazıya dökülmüş hâliyle düşüyor.
- Kurulum ne kadar sürüyor? Ben ne yapıyorum?
- Kayıttan sonra kısa bir kurulum sihirbazı açılıyor: sektörünüz, altı sade soru (ürün mü hizmet mi, müşteriyle nasıl çalışıyorsunuz…), ses, ürün ve hizmetleriniz, çalışanlarınız, belgeleriniz. Cevaplarınıza göre panelinizde yalnız işinize yarayan bölümler açılıyor. Son adım numaranızı bağlamak: panelde adım adım anlatılıyor, takılırsanız 'Yardım iste' ile bize ulaşıyorsunuz.
- Başlamak için hangi belgeler gerekiyor?
- Şahıs işletmesiyseniz kimlik ve vergi levhası. Şirketseniz vergi levhası, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi ve faaliyet belgesi. Kurulum sırasında yüklüyorsunuz.
- Teknik bilgim yok, kullanabilir miyim?
- Kullanıcılarımızın çoğu daha önce böyle bir panel görmedi — sanayici, restoranci, kuaför, kalıpçı. Panelin içinde asistan Sema var: ne yapmak istediğinizi yazıyorsunuz, o yapıyor. "Saç kesimi 600 lira ekle" yazmanız yeterli.
Telefon ve numara
- Numara nasıl oluyor? Mevcut numaramı kullanabilir miyim?
- Sistem internet üzerinden konuşur, o yüzden SIP özellikli bir hat gerekir; cep hattı ya da normal sabit hat doğrudan bağlanamaz. Bugün NETGSM hatlarını bağlıyoruz. Numarayı siz alırsınız, panelde Telefon → Hat Kurulumu'ndan adım adım bağlarsınız. Mevcut numaranızı bırakmanız gerekmez: onu bu hatta yönlendirirsiniz, müşteriniz yine eski numaranızı arar.
- Giden aramada müşterim hangi numarayı görür?
- SIP hattınızın numarasını. Yönlendirme yalnız gelen çağrı için çalışır; giden aramalar teknik olarak ancak SIP hattı üzerinden yapılabilir, yönlendirdiğiniz cep ya da sabit numaranız üzerinden arama çıkmaz. Bu yüzden giden aramanın yoğun olduğu işlerde SIP numarasını doğrudan yayınlamak, gelen ve giden tarafın aynı numarada buluşmasını sağlar.
- Birden fazla hattım olabilir mi?
- Olabilir. Her hat için ayrı ayrı seçersiniz: bu numaraya geleni Almon karşılasın mı, Almon bu numaradan arasın mı, giden aramalarda hangisi öncelikli olsun.
- Aynı anda kaç kişiyle konuşabiliyor?
- Aynı anda birden fazla görüşmeyi yürütür; üst sınırı hattınızın aynı anda taşıyabildiği çağrı sayısı belirler. Yoğun işler için hattınızı buna göre birlikte seçelim.
- Müşterilerimi kendisi arayabiliyor mu?
- Evet. Arama listesi oluşturuyorsunuz, Almon o listeyi yürütüyor. Arama saatlerini ve günlük arama sayısını siz sınırlıyorsunuz.
- Bir işi halledemezse ne oluyor?
- Konuyu not ediyor, normal mi acil mi olduğunu ayırıyor ve ilgili çalışanınıza iletiyor. Kimse kapatmıyor, kimse "sonra arayın" demiyor.
- Çalışanıma bağlayabiliyor mu?
- Evet. Çağrı aktarmayı açtığınız çalışana, adını ya da görevini söyleyen arayanı bağlıyor. Aktarma kapalıysa ya da kişi tanımlı değilse konuyu not alıp size iletiyor.
Neler yapabiliyor
- Randevu verebiliyor mu?
- Önce o günün boş saatlerine bakıyor, sonra randevuyu açıyor. Randevu doğrudan panelin takvimine düşüyor. Mevcut randevuları listeleyebiliyor ve iptal edebiliyor.
- Sipariş alabiliyor mu?
- Alıyor. Ürünü, adedi, teslimat adresini topluyor. Arayan daha önce sipariş verdiyse adresini tekrar sormuyor, kayıtlı adresini kullanıyor.
- Fiyat söyleyebiliyor mu? Ölçüye göre hesap yapabiliyor mu?
- İkisini de. Ürün ve hizmet fiyatlarını söylüyor; metrekare, metre, kilo, adet gibi bir kuralınız varsa hesabı telefonda kendisi yapıyor.
- Masa, oda, saha rezervasyonu yapabiliyor mu?
- Yapıyor. Kapasiteye bakıp uygun olanı buluyor ve rezerve ediyor. Restoran, otel, halı saha ve kort için.
- Arayanı tanıyor mu?
- Daha önce aradıysa tanıyor: adını, kayıtlı adresini, geçmiş siparişlerini ve randevularını biliyor. İsterseniz veresiye borcunu da söyleyebilir — bu ayar sizde, varsayılan olarak kapalı tutabilirsiniz.
- Stok, kargo ve iade bilgisi verebiliyor mu?
- Veriyor. Ürünün stokta olup olmadığını, kargonun ne kadar sürdüğünü ve iade süresini söylüyor.
- WhatsApp'ta da çalışıyor mu?
- Çalışıyor. Aynı hafıza, aynı bilgiler, aynı panel. Konuşmayı istediğiniz an devralabilirsiniz; müşteri kimin yazdığını görür.
- Ne yapamıyor?
- Tahsilatı kendisi almıyor, ödeme çekmiyor. Sizin adınıza hukuki taahhüt vermiyor. Tanımlamadığınız bir ürünü ya da hizmeti uydurmuyor — bilmediği bir şey sorulduğunda not alıp size iletiyor.
Panel ve kullanım
- Paneli öğrenmem gerekiyor mu?
- Gerekmiyor. Panelin içindeki asistan Sema'ya ne yapmak istediğinizi yazıyorsunuz: ürün, hizmet, çalışan, müşteri, randevu, sipariş, veresiye, abonelik, gelir-gider ekliyor, kayıtlarınızı listeliyor, sayıyor. 'Nerede?' diye sorarsanız ekranın resmini gösterip sizi oraya götürüyor.
- Ürün eklemek zor mu?
- Adını, fiyatını ve ne işe yaradığını söylemeniz yeterli. Faydalarını, sık gelen itirazlara cevapları, kargo ve iade süresini, hatta telefonda doğru okunması için okunuşunu panel asistanı Sema kendisi yazıyor.
- Elimdeki fiyat listesini tek tek girmem gerekir mi?
- Gerekmez. Fotoğrafını ya da PDF'ini yüklüyorsunuz, içindekileri okuyup "şunları gördüm, hangilerini ekleyeyim?" diye soruyor.
- Asistan kendi kafasına göre kayıt açar mı?
- Açamaz. Hiçbir kayıt siz ekrandaki onay kartına basmadan oluşmuyor. Yapmadığı bir işi yaptım diyemez — bu kural sistemin içine yazılı.
- Çalışanlarıma sınırlı yetki verebilir miyim?
- Verebilirsiniz. Her çalışanı yönetici ya da çalışan yaparsınız; çalışanın Müşteriler, Takvim, Telefon, WhatsApp, Dükkân, Kasa ve Ayarlar bölümlerini tek tek açıp kapatırsınız.
- Ne konuşulduğunu görebiliyor muyum?
- Her görüşmenin ses kaydı, yazıya dökülmüş hâli ve özeti panelde duruyor. Ayrıca o görüşmede sizin adınıza ne yapıldığı — satış, randevu, sipariş — tutarıyla birlikte görünüyor.
Veri, güvenlik ve yasal
- Almon'un neye erişeceğini ben belirleyebiliyor muyum?
- Evet. Telefonu ve WhatsApp'ı ayrı ayrı açıp kapatırsınız; her ürün ve hizmet için telefonda anlatılsın mı ayrıca seçilir. Veresiye borcunu söylemesini de kanal kanal siz açarsınız.
- Konuşmalar kaydediliyor mu?
- Ses kaydı ve yazıya dökümü tutuluyor ve panelinizde duruyor. Müşterilerinizin kaydedildiğini bilmesi gerekir; bunun için hazırlanan anons metni yakında eklenecek.
- Verilerim nerede tutuluyor?
- Verileriniz Avrupa Birliği içinde, Frankfurt (Almanya) bölgesindeki sunucularda tutuluyor. Bu bir yurt dışına aktarımdır ve KVKK aydınlatma metnimizde açıkça yazılıdır. Görüşmenin sesi ve yazıya dökülmesi, hizmetin gerektirdiği ölçüde ses altyapısı sağlayıcılarında işlenir.
- Müşterilerimi aramak yasal mı?
- Ticari arama için İYS izni gerekir ve sorumluluk arayan işletmededir. Arama listesi açarken iznin olduğunu işaretlersiniz; işaretsiz liste aranmaz. Aranmak istemeyenler kara listeye alınır; arama saatlerini ve günlük sayıyı siz sınırlarsınız.
- Panelde kim ne yaptı, görebiliyor muyum?
- Her değişiklik kaydediliyor: hangi kayıt, hangi alan, eski ve yeni değer, kim yaptı, hangi rolle ve ne zaman.
Ücretlendirme
- Nasıl ücretlendiriliyor?
- Kullandığınız kadar. Telefon görüşmeleri konuşulan dakika üzerinden, WhatsApp ise konuşma başına hesaplanıyor. Bakiyenizi panelden görüyor, dilediğiniz zaman yüklüyorsunuz. Farklı büyüklükte paketler var.
- Bakiyem biterse ne oluyor?
- Bakiye belirlediğiniz eşiğe düşünce e-postayla uyarılırsınız. Bakiye biterse asistan durur; yükleme yapınca kaldığı yerden devam eder.
- Fiyatları nereden öğrenebilirim?
- Demo talebi bırakın; işinize uygun kurulumu ve fiyatı birlikte konuşalım. Doğru rakamı ancak işinizi öğrendikten sonra söyleyebiliriz.
Panelde · Asistan
- Asistana ürünlerimi ve hizmetlerimi nasıl öğretirim?
- Telefon → Ne Biliyor? ekranında Ürünler ya da Hizmetler kutusuna basın, Yeni ekle deyin; adını, fiyatını ve kısa açıklamasını yazıp kaydedin. Asistan bir sonraki görüşmede bilir. Çalışanlarınızı da aynı ekrandan tanıtırsınız.
- Müşterilerin hep sorduğu soruların cevabını ben verebilir miyim?
- Evet. Ne Biliyor? ekranındaki Firma hakkında sık sorulanlar kutusuna soruyu ve cevabını yazarsınız: kargo, iade, taksit, çalışma saati gibi. Telefondaki asistan da WhatsApp'taki de aynı cevabı verir. Bir ürüne özel soruları o ürünün kartına eklersiniz.
- Firmamı anlatan bir belgeyi (PDF, Word) asistana verebilir miyim?
- Evet. Ne Biliyor? → Bilgi Belgesi'ne adres, kampanya, iade koşulları gibi bilgileri yazın ya da PDF / Word yükle ile dosyanızı seçin; metni okunup kutuya eklenir. Asistan soruları önce buna göre cevaplar, burada olmayanı uydurmaz.
- Asistana kendi kurallarımı koyabilir miyim?
- Evet. Ne Biliyor? → Ek Talimat'a her satıra bir kural yazarsınız: "İndirim sözü verme", "Fiyat pazarlığı yapma" gibi. Telefondaki ve WhatsApp'taki asistan bu kurallara uyar.
- Hangi gün ve saatlerde çalışacağını ben mi belirliyorum?
- Evet. Telefon → Ayarlar → Çalışma Saatleri'nde her gün için açık ya da kapalı ve saat aralığı seçersiniz; bir günün saatini tek tuşla bütün haftaya uygularsınız. İsterseniz 24 saat açık yaparsınız. Kapalı saatte arayana ne söyleneceğini de aynı ekranda siz yazarsınız.
- Asistanın adını, sesini ve ilk cümlesini değiştirebilir miyim?
- Evet, hepsi Telefon → Ayarlar'da: Asistanın Adı kutusuna telefonda kendini tanıtacağı adı yazın, Ses Seçimi'nden kadın ya da erkek sesi seçin, Gelen Çağrı Açılışı'na ilk cümlesini yazın ve Kaydet'e basın.
Panelde · Aramalar ve listeler
- Toplu arama listesini nasıl oluştururum?
- Telefon → Arama Listeleri'nde Yeni'ye basın; listeye bir ad verin, neden aradığınızı seçin (satışsa hangi ürün için olduğunu da). Liste duraklatılmış olarak açılır; kişileri ekleyip Başlat dediğinizde asistan aramaya başlar.
- Aranacak kişileri Excel'den yükleyebilir miyim?
- Evet. Listeyi açıp Kişi ekle → Excel / CSV'yi seçin ve dosyanızı gösterin. Ad ve telefon sütunları kendiliğinden bulunur, başlık satırı gerekmez, aynı numara bir kez alınır; kaç kişinin okunduğunu eklemeden önce görürsünüz. İsterseniz kişileri yapıştırarak ya da tek tek de eklersiniz.
- Bir müşteriyi belirli bir saatte arattırabilir miyim?
- Evet. Çağrılar'daki Ara düğmesinden ya da müşterinin kartından arama penceresini açın; kimin, neden aranacağını seçin, Ne zaman kısmında 10 dk sonra, 1 saat sonra ya da bir tarih ve saat belirleyip Zamanla'ya basın. Zamanı gelince asistan kendisi arar.
- Asistanın hangi saatlerde ve günde kaç kişiyi arayacağını ayarlayabilir miyim?
- Evet. Telefon → Ayarlar'da Arama Saatleri'ni açıp başlangıç ve bitiş saatini yazın; Günlük Arama Limiti'nden 50, 100, 200 seçin ya da kendi sayınızı girin. Bu sınırlar yalnız asistanın kendi yaptığı aramalar içindir, gelen çağrıları kısmaz.
- Aranmak istemeyen birini nasıl engellerim?
- Telefon → Kara Liste'de Numara ekle'ye basın, numarayı yazın ve bir sebep seçin (ör. "Bir daha aramayın dedi"). Kara listedeki numarayı asistan bir daha aramaz. Aynı işi bir görüşmenin, müşteri kartının ya da WhatsApp sohbetinin içinden de yaparsınız.
- Reklamdan ya da web sitemdeki formdan gelen kişiler panele düşer mi?
- Düşer. Ayarlar → Reklam & Lead'de Reklam bağla'ya basın ve kanalı seçin (Instagram, Facebook, Google ya da web formu). Size özel bir bağlantı adresi verilir; onu reklam formunuza yapıştırırsınız. Gelen her kişi Müşteriler → Potansiyeller'e düşer; isterseniz asistan onu hemen arar.
Panelde · Görüşmeler
- Bir görüşmenin kaydını nerede dinlerim?
- Telefon → Çağrılar'da görüşmeye basın. Üstte özeti, ortada konuşmanın yazılı hâli, altta ses kaydı çıkar; oynatıp dinlersiniz. Aynı görüşmeler müşterinin kartında Çağrılar sekmesinde de durur.
- Süren bir görüşmeyi devralabilir miyim?
- Evet. Önce Telefon → Ayarlar → Devralma Numarası'na kendi cep numaranızı yazın. Sonra Çağrılar'da süren görüşmeye basıp Devral dediğinizde asistan çekilir, çağrı sizin telefonunuza aktarılır. Görüşmeyi canlı dinlemek ve yazılı olarak izlemek de aynı yerden.
- Ulaşılamayan kişileri toplu olarak yeniden arattırabilir miyim?
- Evet. Çağrılar'da kişileri işaretleyin (hepsi için Tümünü seç), alttaki çubukta Tekrar ara'ya basın, neden aradığınızı seçip onaylayın. Asistan onları sırayla arar; kara listedekileri atlar, arama saati dışındaysa sırada bekletir.
- WhatsApp asistanını müşteriye açmadan deneyebilir miyim?
- Evet. WhatsApp → Test Et'te müşteri gibi yazarsınız; asistan gerçekte vereceği cevabı verir. Buradaki mesajlar kimseye gitmez, kredi harcamaz, sipariş ya da randevu da açılmaz. Beğenmediğiniz cevabı Ne Biliyor? ekranından düzeltip yeniden denersiniz.
Panelde · Müşteri ve randevu
- Müşteri kaydını elle açabilir miyim?
- Evet. Müşteriler'de Yeni müşteri'ye ya da herhangi bir ekrandaki + düğmesine basın; ad soyad ve telefonu yazıp kaydedin. Numara zaten kayıtlıysa ikinci kart açılmaz, mevcut kart açılır.
- Asistana bir müşteri hakkında not bırakabilir miyim?
- Evet. Müşterinin kartında Asistana not kutusuna yazdığınızı asistan o kişiyle konuşurken okur (ör. "Kapıda ödeme istemiyor"). Yalnız çalışanlarınızın görmesini istediğiniz notu yanındaki Şirket içi not'a yazarsınız; onu asistan görmez.
- Randevuyu kendim de girebilir miyim?
- Evet. Takvim'de günü seçip + Randevu'ya basın; müşteriyi adından ya da telefonundan bulun (kayıtlı değilse oradan ekleyin), tarih, saat ve süreyi girip kaydedin. Asistanın aldığı randevularla aynı takvimde durur.
- Müşteriye randevu hatırlatması gidiyor mu?
- Siz açarsanız gider. Takvim'de sağ üstteki Hatırlatma kuralları düğmesine basın, Randevu Hatırlatma'yı açın; randevudan ne kadar önce gideceğini ve mesaj metnini yazın. Hatırlatma WhatsApp'tan gider; kaydetmeden önce nasıl görüneceğini önizlemede görürsünüz.
Panelde · Satış, stok ve kasa
- Siparişi kargoya verdiğimi panele nasıl işlerim?
- Dükkân → Siparişler'de siparişi açın, Kargoya Ver bölümünde kargo firmasını seçip takip numarasını yazın ve Kargola'ya basın. Sipariş "Kargoda" durumuna geçer.
- Stoğumu panelden takip edebilir miyim?
- Evet. Dükkân → Ürünler'de ürünü açıp Stok & Varyant sekmesinde Stok girişi ile gelen malı eklersiniz; sipariş girildikçe stok kendiliğinden düşer. Stok azaldı sekmesi azalan ve biten ürünleri tek listede gösterir. Fire, sayım ve iade girişi de aynı yerden.
- Ölçüye göre fiyat hesabını nasıl tanımlarım?
- Dükkân → Fiyat Hesabı'nda Yeni'ye basın; bir ad verin, hesap tipini seçin (metrekare, metre, kilo, metreküp ya da adet), birim fiyatı ve isterseniz en düşük tutarı yazın. Müşteri telefonda ölçü verdiğinde asistan bu kurala göre hesaplayıp fiyatı söyler.
- Giderlerimi de panele yazabilir miyim?
- Evet. Kasa → Gelir & Gider'de Gider'e basın; kategoriyi (kira, fatura, malzeme, reklam…) seçip tutarı ve tarihi girin. Satışlarınız zaten kendiliğinden gelir olarak yazılır; ayın gelirini, giderini ve kârını aynı ekranda görürsünüz.
- Veresiye tahsilatını nasıl girerim?
- Her ekrandaki + düğmesinden Tahsilat'ı seçin ya da Kasa → Veresiye'de müşteriye basıp Tahsilat gir deyin; tutarı ve nasıl ödediğini (nakit, kart, havale) yazın. Tahsilat borçtan düşer ve kasaya gelir olarak geçer.
- Aylık üyelik ya da bakım gibi düzenli ödemeleri takip edebilir miyim?
- Evet. Kasa → Abonelikler'de Yeni'ye basın; aboneliğe bir ad verin, müşteriyi seçin, tutarı, başlangıç tarihini ve dönemini (haftalık, aylık, yıllık) girip Başlat deyin. Ödeme günleri kendiliğinden hesaplanır, geciken ödemeler aynı ekranda görünür.
Panelde · Hat, WhatsApp, ekip ve kredi
- Telefon numaramı panele nasıl bağlarım?
- Telefon → Hat Kurulumu'nda Yeni numara bağla'ya basın. Kurulum sizi adım adım götürür: numarayı yazarsınız, operatörünüzün verdiği hat kullanıcı adını ve şifresini girersiniz, operatör panelinde tek bir ayar yaparsınız, sonra kendi numaranızı arayıp denersiniz. Yaklaşık on dakika sürer; takılırsanız Yardım iste ile bize yazarsınız.
- WhatsApp numaramı nasıl bağlarım?
- WhatsApp → Bağlantı'da önce hazır olması gerekenleri okuyun (kullanacağınız numara, Facebook hesabınız, numaraya gelecek doğrulama kodu), sonra WhatsApp numaramı bağla'ya basın. Kendiniz uğraşmak istemezseniz Biz bağlayalım deyin; numaranızı biz tanımlarız.
- Çalışanlarıma ayrı giriş açabilir miyim?
- Evet. Ayarlar → Kullanıcılar & Yetkiler'de Ekle'ye basın, çalışanın adını ve e-postasını yazın; giriş şifresi kendiliğinden üretilir, kopyalayıp çalışanınıza iletirsiniz. Sonra çalışana basıp hangi bölümleri görebileceğini tek tek açıp kapatırsınız.
- Kredimin nereye harcandığını görebilir miyim?
- Evet. Kasa → Kredi Takibi'nde kalan krediniz, telefonun ve WhatsApp'ın ne kadar harcadığı ve her harcamanın tek tek geçmişi durur; bir dakika konuşmanın ve bir WhatsApp görüşmesinin kaç kredi tuttuğu da orada yazar. Kredi azalınca e-postayla haber almak için Ayarlar → Bildirimler'den açarsınız.
Sorunuzun cevabı burada yoksa sorun; demo talebinde işinizi birlikte konuşuruz.
